نقض قوانین و مقررات کیفری یا ایراد خسارت از سوی مستخدمین دولت، همانند سایر افراد موجب مسئولیت جزایی و مدنی آنها خواهد بود. اما نوع دیگری از مسئولیت وجود دارد که ممکن است به دلیل تخلف از وظایف و تکالیف اداری متوجه کارمندان شود؛ این نوع مسئولیت را «مسئولیت اداری (انتظامی)» می‌نامند. بنابراین مسئولیت اداری کارمندان زمانی محقق می‌شود که آنها مرتکب تخلف اداری شوند.

در مواردی ممکن است کارمند در دستگاهی غیر از دستگاه متبوع خود مأمور به خدمت باشد که در این صورت چنانچه مرتکب تخلفی در اداره محل مأموریت شود، رسیدگی به تخلف اداری کارمند در صلاحیت هیأت‌های بدوی و تجدیدنظر دستگاه محل مأموریت خواهد بود. علاوه بر این، در فرضی که کارمند در چندین دستگاه‌ اداری مأمور به خدمت بوده و در هر یک تخلفات متعددی صورت پذیرد آخرین واحد اداری که کارمند در آن مشغول به خدمت است، صلاحیت رسیدگی به کلیه تخلفات اداری کارمند مذکور را دارد.

در خصوص ترکیب هیأت رسیدگی در مراجع اداری باید گفت؛ مطابق ماده یک قانون رسیدگی به تخلفات اداری مصوب سال ۱۳۷۲ به منظور رسیدگی به تخلفات اداری در هر یک از دستگاه‌های مشمول این قانون هیات‎هایی تحت عنوان «هیات رسیدگی به تخلفات اداری کارمندان» تشکیل خواهد شد. هیات‎های مزبور شامل هیات‌های بدوی و تجدید نظر است.از جهت مشمولین تخلفات اداری، ماده ۱۸ قانون مذکور مقرر می‎دارد: «کلیه وزارتخانه‌ها، سازمان‌ها، مؤسسات و شرکت‌های دولتی، شرکت‌های ملی نفت، گاز و پتروشیمی و شهرداری‌ها‌، بانک‌ها و موسسات و شرکت‌های دولتی که شمول قانون بر آنها مستلزم ذکر نام است و موسساتی که تمام یا قسمتی از بودجه آنها از بودجه عمومی تامین می‎شود و نیز کارکنان مجلس شورای اسلامی و نهادهای انقلاب اسلامی مشمول مقررات این قانون هستند.

مشمولان قانون استخدام نیروهای مسلح و غیر نظامیان ارتش و نیروهای انتظامی، قضات، اعضای هیات‌های علمی دانشگاه‌ها و موسسات آموزش عالی و مشمولان قانون کار از شمول این قانون خارج بوده و تابع مقررات مربوط به خود خواهند بود.»

 نحوه شروع به رسیدگی هیات رسیدگی به تخلفات اداری

معمولاً هیأت‌های رسیدگی به تخلفات اداری رسیدگی را با وصول شکایت یا گزارش شروع می‌کنند. منظور از شکایت، درخواست اشخاصی است که از اقدامات (فعل یا ترک فعل) یا تصمیمات کارمند زیان دیده‌اند و تقاضای تعقیب انتظامی وی را دارند. به بیان دیگر در رسیدگی بر اساس شکایت، یک شخص ذی‌نفع که شاکی خصوصی نیز نامیده می‌شود، تخلف کارمند را اعلام کرده و مجازات وی را از هیأت‌ها درخواست می‌کند. لازم به توضیح است که در جمع‌آوري دلايل و تهيه و تكميل اطلاعات و مدارك، هیأت می‌تواند از يك يا چند گروه تحقيق استفاده کند. لازم به ذکر است هیأت‌ مکلف به استفاده از گروه تحقیق نبوده و استفاده نكردن از گروه تحقيق، مانع رسيدگي هيأت و صدور رأي نیست. پس از ابلاغ موارد اتهام به طور كتبي به متهم، وی حق دارد ظرف ۱۰ روز از تاریخ ابلاغ کتبی جواب كتبي و مداركي را كه در دفاع از خود دارد به هيأت تسلیم کند. عدم ارسال جواب مانع رسیدگی نبوده و هیأت ‌می‌تواند به موارد اتهام رسيدگي و رأي لازم را صادر كند. ضمناً چنانچه متهم به منظور ارایه مدارك دفاعي خود از هيأت مربوطه تقاضاي تمديد مهلت كند، با تشخیص هیأت مهلت پاسخگویی حداکثر تا ۵ روز دیگر تمدید می‌شود.

 چگونگی اداره جلسات رسیدگی  هیات رسیدگی به تخلفات اداری

رسيدگي به تخلفات اداري كارمندان پس از تكميل پرونده صورت مي‌گيرد و چنانچه هيأت حضور متهم را ضروري تشخيص دهد، در جلسه حضور مي‌يابد. همچنین در صورت درخواست كتبي متهم براي دفاع حضوري، هيأت موظف است لااقل يك بار وی را براي حضور در جلسه دعوت كند. هيأت پس از اتمام رسيدگي و ملاحظه اسناد و مدارك موجود در پرونده و توجه كامل به مدافعات متهم و مواردي از جمله ميزان زيان واردشده (اعم از مادي و معنوي) به دولت يا اشخاص حقيقي یا حقوقي، آثار سوء اجتماعي و اداري، موقعيت و سوابق كارمند و وجود يا فقدان سوء نيت وي اقدام به صدور رأي و اتخاذ تصميم مي‌كند.

رأي هيأت‎ها بايد مستدل و مستند به قانون و مقررات مربوط بوده و حاوي تخلفات منتسب به متهم، نام و نام خانوادگي و امضاي اعضای رأي‌دهنده در زير رأي صادرشده باشد. جلسه‌هاي رسیدگی با حضور هر سه عضو رسميت یافته و آراي آنها با نظر موافق حداقل دو نفر از اعضاء معتبر است. در خصوص ابلاغیه‎ها باید گفت آراي صادرشده به طور مستقيم و بلافاصله به اداره‌هاي كارگزيني يا ادارات مشابه دستگاه‌هاي ذي‌ربط ارسال مي‌شود. واحدهاي يادشده موظفند حداكثر ظرف ۳۰ روز از تاريخ صدور رأي، آرا و احكام صادرشده را به كارمندان مربوط ابلاغ کند و نسخه ابلاغ‌شده را جهت درج در پرونده اتهامي به هيأت مربوط تحويل دهد. در صورتي كه متهم در مهلت مقرر قانوني، یعنی یک ماه، به راي خود اعتراض نكرده باشد ، پس از ۳۰ روز از تاريخ ابلاغ حكم اجرایي صادر و اجرا مي‎شود و چنانچه در مهلت مقرر قانوني به رأي اعتراض كرده باشد، پس از صدور رأي هيأت تجديد نظر و ابلاغ آن به متهم، حكم اجرایي صادر و اجرا مي‌شود.

زیرا آراي هيأت تجديدنظر از نوع آراي قطعي هستند كه باید همانند آراي قطعي، هم‌زمان با ابلاغ راي و امضا توسط متهم، حكم اجرایي صادر و اجرا شود. البته در صورت اعتراض به رأي قابل پژوهش، رأي هيات قابل اجرا نيست و وضعيت كارمند همانند قبل از صدور رأي است و چنانچه متهم در حال غيبت است، همزمان با اعتراض بايد مشغول به كار شود. در غیر این صورت مجدداً مرتكب تخلف جديد (غيبت) مي‌شود و اداره مربوطه بايد دوباره اعلام تخلف كند و لازم است مسئول كارگزيني اين موضوع را به متهم تفهيم كند. ضمناً هر گونه تغيير حالت استخدامي نسبت به كارمنداني كه در هيات پرونده دارند و هنوز منتهي به رأي قطعي نشده است ممنوع خواهد بود.

 موارد تجدیدنظر نسبت به آرای هیأت‌های بدوی رسیدگی هیات رسیدگی به تخلفات اداری

 کارمند محکوم می‌تواند در برخی موارد از آرای صادره توسط هیأت بدوی رسیدگی به تخلفات اداری تجدیدنظرخواهی کند. این موارد به شرح زیر است:
در صورتی که حکم مذکور موجب انفصال موقت از یك ماه تا یک سال شود؛ در صورتی که حکم مذکور موجب تغییر محل جغرافیایی خدمت به مدت یک تا پنج سال شود؛ در صورتی که حکم مذکور موجب بازخرید خدمت در صورت داشتن كمتر از ۲۰ سال سابقه خدمت دولتی در مورد مستخدمین زن و كمتر از ۲۵ سال سابقه خدمت دولتی در مورد مستخدمین مرد با پرداخت ۳۰ تا ۴۵ روز حقوق مبنای مربوط در قبال هر سال خدمت به تشخیص هیات صادركننده رای شود؛ در صورتی که حکم مذکور موجب بازنشستگی در صورت داشتن بیش از بیست سال سابقه خدمت دولتی برای مستخدمین زن و بیش از ۲۵ سال سابقه خدمت دولتی برای مستخدمین مرد بر اساس سنوات خدمت دولتی با تقلیل یك یا دو گروه باشد.

کارمند محکوم می‌تواند اعتراض خود را ظرف ۳۰ روز از تاريخ ابلاغ رأي، با ذكر دلایل به طور كتبي به اداره كارگزيني دستگاه مربوط ارایه و رسيد دریافت کند. متعاقباً اداره كارگزيني مكلف است درخواست اعتراض كارمند يا نماينده وي را در سريعترين زمان ممكن، براي رسيدگي به هيأت تجديدنظر مربوطه ارسال کند. ضمناً چنانچه رأی هيأت بدوي قابل تجديدنظر باشد، ولي متهم ظرف مهلت مقرر نسبت به آن درخواست تجديدنظر نکند، رأي صادرشده از تاريخ پايان يافتن مهلت قطعی و لازم‌الاجرا خواهد بود. علاوه بر امکان تجدیدنظرخواهی نسبت به آرای غیرقطعی هیأت بدوی، کارمند محکوم می‌تواند از آرای قطعی هیأت‌های بدوی و تجدیدنظر نزد هیأت عالی نظارت و دیوان عدالت اداری اعتراض کند. به همین جهت مطابق آیین‌نامه اجرایی قانون، كليه هيأت‌ها مكلفند در متن آراي قطعي صادرشده مهلت شكايت به ديوان عدالت اداري را تصريح كنند. 

 تخلفات اداری دارای وصف کیفری

تخلفات اداری کارمند که دارای وصف کیفری هستند، خود به دو دسته تقسیم می‌شوند.
الف) تخلفاتی که عنوان تخلف اداری با عنوان مجرمانه یکی نیست؛ به‎عنوان نمونه در فرضی که کارمند در برخورد با ارباب رجوع از کلمات رکیک و توهین‌آمیز استفاده کند که به‎نحو بدیهی عنوان تخلف اداری کارمند «عدم رعایت شئون شغلی» است. لیکن عنوان مجرمانه اقدام وی «توهین و فحاشی» است. در چنین مواردی هيأت رسيدگي به تخلفات اداري مكلفند به تخلف کارمند رسيدگي و رأی خود را صادر کنند، بدون این ‎که رسیدگی و رأی مرجع قضایی تأثیری در رسیدگی هیأت داشته باشد. بنابراین در مثال فوق حتی اگر مرجع قضایی رأی به برائت متهم از جرم توهین صادر کند، این حکم تکلیفی برای هیأت رسیدگی‌کننده ایجاد نکرده و هیأت می‌تواند کارمند را به دلیل عدم رعایت شئون شغلی به یکی از مجازات‌های اداری محکوم کند. بدین جهت که موضوع مورد رسیدگی هیأت و مرجع قضایی اساساً متفاوت است.
ب) تخلفاتی که عنوان تخلف اداری و عنوان مجرمانه یکی است؛ مانند این‎ که عنوان تخلف اداری و فعل مجرمانه کارمند «ارتشاء» باشد. در این دسته از تخلفات، رسیدگی و رأی مرجع قضایی تأثیر اساسی بر رسیدگی هیأت‌ها و حکم آنها دارد. به نحوی که هیأت‌های رسیدگی به تخلفات اداری مکلفند از نظر مرجع قضایی مبنی بر برائت کارمند تبعیت کنند. بنابراین در فرض بالا اگر مرجع قضایی حکم به برائت کارمند از اتهام ارتشا صادر کند، هیأت مربوطه نمی‌تواند کارمند را به دلیل ارتکاب ارتشا به مجازات اداری محکوم کند. زیرا مرجع صالح برای احراز مجرمیت افراد، دادگاه‌ صالح است و تا زمانی که وقوع جرم در این مراجع ثابت نشده، هیأت‌ها نمی‌توانند کارمندان را به دلیل ارتکاب جرم به مجازات اداری محکوم کنند.

حال اگر هیأت رسیدگی‌کننده قبل از صدور رأی قطعی توسط مرجع قضایی، متهم را به دلیل ارتکاب تخلف به مجازات اداری محکوم کند، ولی متعاقباً مرجع قضایی حکم به برائت متهم صادر کند، هیأت مربوط مکلف به پیروی از رأی مرجع قضایی بوده و باید رأی خود را اصلاح کند. به همین دلیل است که هیأت‌ها در عمل اعلام نظر خود را منوط به تعیین تکلیف نهایی موضوع در مرجع قضایی می‌کنند.