با پایان احداث یک ساختمان  پس از اخذ گواهی پایان کار، حدود و مشخصات واحدهای ساخته‎ شده و نیز قسمت‎ های مشترک ساختمان، به منظور اخذ سند تفکیکی هر واحد باید توسط مالک رسمی ملک یا سازنده مشخص شود تا بر اساس آن، اداره ثبت نیز بتواند به صدور سند تفکیکی اقدام کند.

گواهی پایان کار به سندی گفته می‌شود که پس از اتمام عملیات ساختمانی بر اساس تقاضای مالک یا وکیل قانونی او، توسط شهرداری با توجه به عدم خلاف در بنا و عدم بدهی ساختمان به شهرداری، صادر می‌شود.