برای تفکیک واحدهای ساخته‌شده یک ساختمان و صدور سند مالکیت تفکیکی برای هر واحد، ابتدا صورت‌مجلس تفکیکی و در صورت تعدد مالکان، تقسیم‎نامه تنظیم می‌شود. صورت‌مجلس تفکیکی به تعریف حدود اربعه واحدهای مستقل و و ذکر مساحت و شماره‌گذاری آنها می‌پردازد و در آن مالکیت بخش‌های اختصاصی تعیین نمی‌شود.
در این صورت اگر کل ملک، قبل از تفکیک، متعلق به یک نفر باشد، تمام واحدها نیز متعلق به اوست و اگر ملک دارای چند مالک مشاعی باشد، مثلاً متعلق به دو مالک باشد و قدرالسهم هر یک سه دانگ از شش دانگ باشد، همه واحدهای تفکیکی با سهم سه دانگ، متعلق به هر دو مالک است.
تا زمانی که سند تقسیم‌نامه با رضایت و توافق همه مالکان امضا نشود، هیچ یک از مالکان، واحد مستقل و شش دانگی نخواهد داشت. 
برای تنظیم تقسیم‌نامه، مالکان به نسبت قدرالسهم خود، تعدادی از واحدها یا بخشی از یک واحد را انتخاب می‌کنند و این تصمیم در سندی به نام تقسیم‌نامه ثبت می‌شود.
ممکن است، مالکان قبل از تنظیم تقسیم‌نامه رسمی، طی توافق‌نامه عادی در مورد نحوه تقسیم واحدها و حقوق هر یک نسبت به بخش‌های اختصاصی با یکدیگر توافق کنند. 
این توافق‌نامه عادی بر اساس مواد ۲۲، ۴۶، ۴۷ و ۴۸ قانون ثبت در دادگاه و مراجع دولتی اعتبار ندارد و قابل استناد نیست.  در این شرایط، چنانچه برخی از مالکان، علی‌رغم امضای تقسیم‌نامه عادی از امضای تقسیم‌نامه رسمی امتناع کنند، هر یک از مالکان دیگر می‌توانند الزام مالکان ممتنع به ثبت تقسیم‌نامه را از دادگاه بخواهند. به گزارش مهداد، اما طرفین این دعوا هر یک از مالکان ملک که پایبندی به مفاد تقسیم‌نامه عادی را خواستار است، می‌تواند باشد.  سایر مالکان در جایگاه خوانده قرار دارند. در صورتی که در تقسیم‌نامه عادی، حقی برای اشخاص دیگر در نظر گرفته شده باشد، بر اساس قاعده باید او نیز جزو خواندگان دعوا قرار گیرد.  دعاوی مربوط به املاک و حقوق راجع به آنها باید در دادگاه محل وقوع ملک مطرح شود.

  اجرای رای
پس از قطعی شدن رای و ورود پرونده به مرحله اجرا، ابتدا به محکوم‌علیه (خوانده) ابلاغ می‌شود که ظرف ۱۰ روز پس از ابلاغ در دفتر اسناد رسمی حاضر شود و سند رسمی تقسیم‌نامه را امضا کند. 
اما اگر محکوم‌علیه در دفترخانه حاضر نشد، نماینده دادگاه در دفترخانه حاضر خواهد شد و تقسیم‌نامه رسمی را به نمایندگی از محکوم‌علیه امضا می‌کند.
حواستان باشد از مقدمات تنظیم تقسیم‌نامه، اخذ صورت‌مجلس تفکیکی و پایان کار است. بنابراین خواهان در صورتی می‌تواند الزام به ثبت تقسیم‌نامه را بخواهد که صورت‌مجلس تفکیکی و پایان کار، صادر شده باشد یا ضمن دادخواست از دادگاه خواسته شود.